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Die visuelle darstellung von wichtigen meilensteinen auf einem eventplan kommunizieren klar was und bis wann getan werden muss um die der planziele zu erreichen. Die notwendige vorlaufzeit für ihre planung ist abhängig von der art und größe der veranstaltung. Events planen ist eine stressige angelegenheit.
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Planen sie bei 200 bis 800 teilnehmern etwa 6 bis 12 monate im voraus mehr als 800 teilnehmern etwa 2 bis 3 jahre im voraus. Dutzende fristen müssen eingehalten und details erfasst werden da kann es schon einmal vorkommen dass man etwas übersieht was die planmäßige durchführung der veranstaltung gefährdet. Es ist abhängig von der arbeit des organizers an vorbereitung und planen für diese veranstaltung.
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